Email ai clienti per una piccola impresa: le automazioni utili e le regole per arrivare in casella

In breve. Le email più utili per una piccola impresa sono poche e partono da sole: la conferma di una richiesta, il benvenuto a chi si iscrive, il messaggio dopo un acquisto o un servizio, la newsletter per chi ha scelto di riceverla. Si scrive solo a chi ha dato il consenso (con un’eccezione per i propri clienti), la cancellazione è in ogni messaggio, e il dominio da cui si spedisce deve essere configurato per Gmail e Yahoo, altrimenti le email finiscono nello spam o vengono rifiutate.

Le email che servono a quasi tutti

La conferma di una richiesta

Qualcuno compila il modulo del sito: riceve subito un’email che dice che la richiesta è arrivata e che cosa succede adesso. Voi ricevete l’avviso con i dati. È la più semplice ed è quella che più spesso manca.

Il benvenuto

Chi si iscrive alla newsletter riceve un’email che chiede di confermare l’iscrizione (il doppio passaggio), poi un’email di benvenuto che dice che cosa riceverà e ogni quanto.

Dopo un acquisto o un servizio

Un messaggio che ringrazia, ricorda le informazioni utili e, se ha senso, chiede una recensione. È anche il momento giusto per proporre un servizio collegato.

La newsletter

Un’email ogni tanto con qualcosa di utile: il calendario del mese, una novità vera, un consiglio del vostro mestiere. Meglio poche e attese che molte e ignorate.

Sul sito di un centro olistico di Rimini le abbiamo impostate così: il modulo salva la richiesta e avvisa la titolare, chi scrive riceve la conferma, l’iscrizione alla newsletter chiede la conferma e ogni messaggio ha la cancellazione; il calendario del mese parte dal pannello del sito.

Il consenso

Per le email promozionali serve il consenso preventivo di chi le riceve: lo prevede il Codice privacy, e il Garante lo spiega nelle sue linee guida sul marketing e lo spam. C’è un’eccezione per i propri clienti: chi vi ha dato l’indirizzo comprando un prodotto o un servizio può ricevere email su vostri prodotti o servizi simili anche senza consenso specifico, purché sia stato informato e possa opporsi in ogni messaggio.

Non vale per chi vi ha chiesto solo un preventivo, né per le liste comprate: usare indirizzi senza un consenso documentato è vietato.

Le regole per arrivare in casella

Dal febbraio 2024 Gmail e Yahoo chiedono a chi spedisce alcune cose precise, e da novembre 2025 Gmail rifiuta più spesso le email che non le rispettano:

• un dominio autenticato: i record SPF e DKIM, e per chi spedisce molto anche DMARC, configurati nel DNS del dominio da cui partono le email;
• poche segnalazioni di spam: Google chiede di stare sotto lo 0,3% e consiglia sotto lo 0,1%;
• la cancellazione in un clic per chi manda molte email ogni giorno, con le richieste evase entro due giorni.

Sono impostazioni tecniche, si fanno una volta, e senza di esse anche le email più utili non arrivano. Spedire dalla casella Gmail personale a centinaia di indirizzi è il modo più rapido per finire nello spam.

Che cosa misurare

Le aperture contano sempre meno: molti programmi di posta aprono le email in automatico per controllarle, e il numero si gonfia. Guardate piuttosto:

• quante persone fanno ciò che l’email chiede: rispondono, prenotano, comprano;
• quante si cancellano e quante segnalano spam;
• quante email non vengono consegnate.

Domande

Quante email posso mandare senza disturbare? Dipende da quanto sono utili. Una regola semplice: se non avete niente di nuovo da dire, non mandatela. Se le cancellazioni o le segnalazioni di spam salgono, state mandando troppo, o la cosa sbagliata.

Mi serve un programma per le email? Per poche conferme basta il sito. Per una newsletter conviene un servizio dedicato, che gestisce iscrizioni, cancellazioni e autenticazione del dominio. Il punto non è il programma: è avere il consenso e il dominio configurato.

Posso scrivere ai clienti che mi hanno dato l’email anni fa? Se erano clienti e li avevate informati, per offerte su prodotti o servizi simili sì, con la cancellazione in ogni messaggio. Se è passato molto tempo, un’email che chiede se vogliono continuare a ricevervi è anche un modo per pulire la lista.

Fonti

• Garante privacy, linee guida sull’attività promozionale e il contrasto allo spam
• Google, «Email sender guidelines»
• Google, «Email sender guidelines FAQ»
• Yahoo Sender Hub, «Sender Best Practices»

Come impostiamo moduli, conferme e newsletter: Email, newsletter e automazioni.