AI · Agenti AI
Email, fatture, preventivi: li prepara un agente, li approvate voi.
Un agente AI è un programma che porta a termine un compito in più passi: legge una richiesta, cerca i dati che servono, decide che cosa fare e prepara la risposta o il documento.
Per chi è
Dove un agente toglie più lavoro.
Quello che esce verso un cliente passa prima da voi. Lo costruiamo per un compito alla volta, partendo da quello che vi pesa di più.
La casella che si riempie
Ogni mattina decine di email: richieste, conferme, fornitori, solleciti. Qualcuno le legge tutte per capire a chi vanno e che cosa rispondere, e quelle importanti si perdono tra le altre.
Documenti da ricopiare
Fatture, ordini e bolle arrivano in PDF, e qualcuno ne ricopia i dati nel gestionale o li gira al commercialista. Il risultato è sempre lo stesso, la forma dei documenti mai.
Il preventivo che aspetta
Una richiesta arriva alle 22. Il preventivo parte due giorni dopo, perché va preparato a mano dal listino. Nel frattempo il cliente ha chiesto anche ad altri.
Cosa facciamo
Che cosa fa un agente, in pratica
Un agente serve quando il compito chiede di capire un testo o di scegliere fra più strade. Sono i compiti che una regola fissa non sa fare. Alcuni che si affidano bene:
Smistare la posta
Legge ogni email, capisce di che cosa parla, la assegna alla persona giusta e prepara una bozza di risposta. Chi la riceve rilegge, corregge se serve e la manda.
Leggere fatture e documenti
Estrae i dati da un PDF o da una foto, li confronta con l’ordine, segnala quello che non torna e li prepara per il gestionale o per il commercialista.
Preparare i preventivi
Legge la richiesta, cerca le voci nel vostro listino, chiede al cliente quello che manca e prepara la bozza. Il prezzo finale lo conferma chi ne risponde.
Seguire scadenze e promemoria
Tiene d’occhio rinnovi, pagamenti e documenti in scadenza. Prepara il sollecito o il promemoria e ve lo mette davanti quando serve, non quando qualcuno se ne ricorda.
Rispondere dai vostri documenti
Cerca fra pratiche, contratti e documenti dell’azienda e risponde a chi ci lavora, dicendo da dove viene ogni informazione. Se non trova, lo dice.
Come funziona
Un compito alla volta, poi gli altri.
- 01
Un compito solo
Scegliamo con voi un compito preciso, quello che oggi vi costa più tempo. Si allarga ad altri solo quando il primo funziona.
- 02
Permessi scritti
Mettiamo per iscritto che cosa l’agente può leggere, che cosa può preparare e dove si ferma. Non ha accesso a niente di più.
- 03
La prova sul lavoro vero
All’inizio l’agente lavora accanto a voi: guardate che cosa propone e correggete. Ogni correzione diventa una regola.
- 04
Il lavoro di ogni giorno
Quando le proposte sono buone, l’agente prepara da solo fino al punto in cui serve il vostro ok. Lì si ferma, sempre.
Con l’AI
Dove lavora l’AI, e dove no
In un agente l’AI fa la parte che una regola non sa fare: capire un’email scritta con parole sue, riconoscere che una fattura viene da un fornitore nuovo, scegliere il passo successivo. Tutto il resto lo fanno regole scritte: registrare un dato, mandare un avviso, archiviare un file. È una scelta voluta. Le regole sono prevedibili e costano poco; l’AI entra solo dove serve ragionare. Gli agenti li usiamo per primi, nel nostro lavoro di ogni giorno, con le stesse regole che proponiamo a voi: preparano, e decidiamo noi.
Resta vostro
- I dati che legge e che produce restano vostri. Dove stanno e chi li vede lo scriviamo nel progetto.
- Gli account dei servizi di AI e dei programmi collegati sono intestati alla vostra azienda.
- Nessun vincolo con noi: per riavere i dati non dovete chiederci niente.
Dopo la consegna
Restiamo. Un nostro sistema controlla ogni giorno che il server su cui gira l’agente sia acceso e risponda. Ogni mese ricevete un report con i numeri del servizio: quanto lavoro ha preparato l’agente e quanto ne avete dovuto correggere. Se cambia il vostro modo di lavorare, cambiamo le regole. Funziona così: un progetto per costruire, poi un canone mensile che copre tutto questo.
Come lavoriamoDicono i clienti
«In farmacia non ci si ferma un attimo. Da quando c’è l’agente, preventivi e promemoria delle ricette si gestiscono in una frazione del tempo: i clienti hanno risposta subito e noi al banco lavoriamo molto più sereni.»
«Le fatture arrivano già estratte e classificate al mio commercialista. Ho tolto 4 ore a settimana dalla parte amministrativa.»
Domande
Domande frequenti
Che differenza c’è tra un agente e un chatbot?
Un chatbot risponde a chi scrive. Un agente porta a termine un compito: legge, cerca, sceglie i passi e prepara il risultato. Spesso lavorano insieme: l’assistente del sito raccoglie la richiesta, l’agente prepara il lavoro per voi.
Un agente può sbagliare?
Sì, come un collaboratore appena arrivato. Per questo lavora con permessi scritti e si ferma prima di ogni azione che esce verso qualcuno. All’inizio guardate tutto quello che propone, e le correzioni diventano regole.
Manda messaggi ai clienti da solo?
No. Prepara la risposta; a mandarla siete voi, con un clic. Nessuna decisione su un cliente la prende il programma.
Funziona con i programmi che usiamo già?
Se il programma ha un modo per far uscire ed entrare i dati, sì. Lo verifichiamo prima di proporvelo, programma per programma.
Di Matteo Salvatori, fondatore di SolutioLab · aggiornato il 5 ottobre 2026